1番わかる電子定款の教科書
こんにちは
電子定款の専門サイトにようこそ!
平成17年から5000件を超える電子定款を作成してきた小野と申します。
電子定款について知りたい方、電子定款を作成したい方は
この情報をご活用ください。
電子定款認証代行サービス
電子定款の基礎知識1電子定款とは?
電子定款とは、会社を設立する時や定款変更の際に作成する根本規則である定款(会社の基本的なルールを記載した文書)を電子形式で作成して公証人の認証を受けるシステムです。
ポイント
法律上定款には印紙税が必要ですが、電子定款を選択すると印紙税の4万円は不要となります。貼付する手間もコスト削減も同時にできる優れ技です。
電子定款には具体的に以下のような特徴があります。
電子デジタル文書で作成する
定款をデジタル文書として作成して保存します。これにより紙の文書を保管する必要がありません。安全かつ容易に保存ができます。
デジタル文書にすると法務局の申請もオンラインで行うことができます。
印紙税の不要
従来の紙の定款には印紙税がかかりました。ですが、電子定款はその必要がありません。これにより印紙を購入したり、印紙にかかる4万円のコストが削減されます。
オンラインでの手続き
定款の認証も法務局での登記申請の手続きもオンラインでやり取りするため素早く安全に行えます。手間が省ける上に紛失や改ざんなどの危険も減ります。
環境に優しい
紙を使わないため、環境に優しい選択になります。また電子定款は、特にスタートアップや小規模な会社にとって、設立や運営の効率化に大きく貢献する制度だと思います。
電子定款の意味とそのメリットについて詳しくはこちらのページで解説しています。あわせてご覧ください。
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電子定款の基礎知識2電子定款に記載する内容
電子定款に記載する内容は、会社の基本的なルールや事業の目的、資本金や事業年度を決める大切なものです。
法律によって定められた一定の事項を含む必要があります。以下は、一般的に定款に記載される主要な内容です:
電子定款に記載する内容
- 会社名:会社の正式名称を記載
- 事業目的:会社の事業目的を記載(事業活動の範囲)
- 本店の所在地:主たる事務所
- 株式に関する事項:株式の総数や種類・発行価格・譲渡制限など
- 役員に関する事項
- 公告の方法:会社の重要な情報を公表する方法
- 決算期:会社の会計年度の終了日
- 増資・減資の方法
定款には、絶対に記載すべき絶対的記載事項や、任意で記載する任意的記載事項があります。定款に記載する内容はこちらで説明しています。
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電子定款の基礎知識3電子定款の作成の手順
電子定款を作成する手順は、次のとおりです。定款はデジタルデータで作成するため、パソコンや電子証明書、アドビPDFなどの電子環境が必要になります。
定款の草案作成
この草案には、会社名、目的、本社所在地、株式に関する事項、役員の構成と任期、公告の方法、決算期など、法律で定められた必要事項を含める必要があります。
文書形式に変換
このステップでは、文書がデジタル形式で正確に表示され、後のステップでの使用に適していることを確認します。
内容の最終確認
電子文書化した規定の内容を最終確認します。必要に応じて、専門家や法律顧問の意見を求めることも考慮しましょう。
以下のページで定款の作成手順を詳しく説明しています。定款作成の際に参考にしてください。
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電子定款の基礎知識4電子定款認証とは?
「定款認証」とは、会社の設立に関して会社の基本的な規則を定めた文書である「定款」の内容が法律に適合していること公証人が証明する手続きです。
これは会社設立の重要なステップの一つで、
重要なポイント
定款は公証人による認証を受けて、はじめて法的な有効力を持つようになります。
電子定款の認証とは、定款をデジタルデータで作成して、そのデジタル文書に対して公証人が電子的なシステムを介して認証を行うプロセスです。
紙による定款認証の手間とコストを削減する目的で導入されました。
この電子定款の認証は公証役場で公証人が行います。
次に公証役場と公証人についてお伝えします。
電子定款の基礎知識5公証役場と公証人
https://www.koshonin.gr.jp/
公証人(公証人)
公証人は、法律に定める資格を有する公務員または準公務員です。
彼らの主な役割は、文書の真性を証明し、法的な有効性を考慮することです。
公証人は、遺言書や契約書などの文書に相違する際の立会人としての機能し、肖像が本人によるものであることを証明します。
また、文書のコピーがオリジナルと同一であることを証明することもあります。
公証役場(公証役場)
公証役場は、公証人が勤務する事務所または施設です。
ここでは、公証人が文書の作成、証明、認証などを行います。
公証役場は一般的に、民間の契約関係や法的文
公証役場は一般的に、民間の契約関係や法の文書に関わる手続きに必要なサービスを提供する場所です。
ここで行われる手続きは、不動産の売買契約、遺言書作成、委任状の認証など多岐にわたります。
公証役場は通常、地域ごとに設置されており、一般の人々がアクセスしやすいようになっています。
公証人と公証の役割の場は、法文書の証拠性と正当性を保証する重要な役割を担っています。これにより、法的なサポートや契約がスムーズに、かつ確実に行われるようにしています。
電子定款の基礎知識6電子定款認証の手順
電子定款認証の流れ、以下のステップで進みます
認証に必要な書類を揃える
まず、会社の設立または定款の変更に際して、必要な情報を含む定款を電子文書として作成します。
この文書には、会社名、目的、本社の所在地、株式に関する情報、役員の情報などが含まれます。
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公証人への提案
このプロセスは通常、インターネットを通じて行われます。
電子認証の実施
公証人は提出された電子契約を確認し、法律に適合している検討をします。
問題がなければ、公証人は電子的に認証を行い、デジタル認証を行います。
認証済み定款の利用
認証された電子定款は、会社設立登記の際に使用されます。
電子通貨の利用により、従来必要だった印紙税が不要になり、コスト削減につながります。
この流れにより、会社設立や定款変更のプロセスがデジタル化され、効率かつコスト効果になります。
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電子定款の基礎知識7電子定款認証にかかる費用
公証役場の電子定款の認証手数料 3-5万円
電子定款の基礎知識8法務局での登記申請
登記申請手続き
認証された電子証款は法務局での株式会社設立登記申請書の添付書類の一つです。定款のデータと謄本を添付して登記の申請を行います。この申請は、法務局に対して行われ書類を確認した後、法人として正式に成立します。
法務局の込み具合にもよりますが、申請日からおおよそ一週間程度で履歴事項証明書が取得できます。
法務局で必要な登録免許税とは?
法務局で登記をする際に登録免許税15万円を納める必要があります。これは収入印紙を購入してそれを申請書に添付する形で支払います。
収入印紙は、法務局内でも購入できますし、全国にある郵便局にも必ず売っています。
忘れずに添付しましょう。
登記完了とその後の定款の変更と保管
登記所で会社設立登記が完了すると、会社は法人格を有することになります。その後、定款は定款自治と言ってご自身の会社で変更があるたびに作り替えていきます。
定款を変更する際には、株主総会議事録を開き、その決議を株主総会議事録として残して保存します。
定款保管の注意ポイント
変更後の定款と株主総会議事録はバラバラになって紛失しないように変更の順に定款原本に綴じて閉じて保管してください。
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