申請用総合ソフトの完全攻略｜電子定款を法務省へ送信する5つの手順と注意点

Amazonや楽天市場なら、24時間365日いつでも注文できますよね？

しかし、法務省のシステムは違います。

この事実を知らずに、週末や夜中に必死に格闘し、時間をドブに捨てる人が後を絶ちません。

この記事では、そんな理不尽な仕様を回避し、最短ルートで送信を完了させる手順を解説します。

【警告】「21:00」がデッドライン。1分でも過ぎたらアウト

操作を覚える前に、まずこのシステムの「閉店時間」を頭に叩き込んでください。

会社員の方が自力で申請する場合、勝負は「帰宅後〜21:00」の数時間しかありません。

「21時までやってるなら余裕でしょ」と思いましたか？

甘いです。

このシステムは、21:00になった瞬間にサーバーが遮断されます。「送信ボタンを押している途中」でもエラーで弾かれます。

※参考：法務省 登記・供託オンライン申請システム「利用時間・運転状況」

STEP 1：申請用総合ソフトで「申請書」を作る

時間が確保できたら、ソフトを立ち上げます。

ここでの目的は、法務局へ送るための「封筒（申請書情報）」を作り、そこに「手紙（定款PDF）」を入れることです。

[画像指示: 申請用総合ソフトの画面。「申請書の作成を行う」ボタンをクリックし、検索窓で「公証」と入力している図解 (推奨ファイル名: shinsei-soft-create-application.jpg, alt: 申請用総合ソフト 申請書作成)]

【入力】「電磁的記録の認証嘱託」を選ぶ

1. ソフトを起動し、「申請書の作成を行う」ボタンをクリックします。

2. 検索キーワードに「公証」または「嘱託」と入力して検索します。

3. 出てきたリストから「電磁的記録の認証の嘱託【署名用電子証明書】」を選びます。

入力フォームが開くので、以下の必須項目を埋めていきます。

【添付】ここで「署名済みPDF」をアップロードする

基本情報の入力が終わったら、画面内にある「ファイルの添付」ボタンを押します。

ここで、前回作成した「署名済みの定款PDF（絶対に編集していないもの）」を選択してアップロードします。

※ここで間違えて「署名前のWord」や「ただのPDF」を添付してしまうミスが多いので注意してください。

【⚠️ 重要：送信するPDFの画質について】
添付する印鑑証明書などをスキャンする際、スマホのカメラ撮影などはNGになりやすいです。「300dpi」などの推奨設定を守らないと、法務局から補正（やり直し）の連絡が来てしまいます。

一発で審査を通すための「スキャン設定の正解」と、スキャナがない場合の対処法は以下で詳しく解説しています。

要チェック

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STEP 2：電子署名の付与（※ここでもう一度署名が必要？）

「よし、PDFは添付した。送信ボタンを押そう！」

…と思っても、送信ボタンはグレー色（無効）のままで押せません。

なぜなら、「申請書そのもの」への署名がまだだからです。

【混乱】PDFへの署名とは別に、「申請書への署名」が必要

これは「封筒に封をする作業」だと思ってください。

中身（定款PDF）には署名しましたが、それを入れる外側のデータ（申請書）にも、「私が送ります」という証明が必要です。

【操作】マイナンバーカードで2回目のパスワード入力

これでようやく、送信ボタンが活性化し、押せる状態になります。

STEP 3：送信実行と「到達（とうたつ）」の確認

送信ボタンが活性化したら、いよいよ法務省のサーバーへデータを送り込みます。

ただし、まだ油断しないでください。

「送信しました」と表示されても、向こうに届いていなければ意味がありません。

[画像指示: 「申請データ送信」ボタンをクリックし、一覧画面の処理状況が「到達」に変わっている画面 (推奨ファイル名: status-change-to-arrived.jpg, alt: 申請用総合ソフト 到達通知)]

【判定】「到達通知」が来ればひとまず安心

1. 「申請データ送信」ボタンをクリックします。

2. 通信が始まり、一覧画面に戻ります。

3. 画面上の「更新」ボタンを何度か押してください。

4. 「処理状況」の欄が、「未送信」→「送信中」→**「到達」**に変われば成功です。

【その後】公証役場へ「今、送りました！」と電話する

ここがシステムマニュアルには載っていない「実務の鉄則」です。

データが「到達」しても、公証役場のPCでポップアップ通知が出るわけではありません。公証人が画面を更新しないと気づかないこともあります。

そのため、送信が完了したらすぐに公証役場へ電話し、「〇〇時に予約している〇〇です。今、電子定款を送信しましたので、確認をお願いします」と伝えてください。

これで初めて、向こうでの処理がスタートします。

よくあるエラー「補正（ほせい）」と言われたら？

もし公証人から電話で、「ここ間違ってるから直して」と言われた場合。これを専門用語で「補正」と言います。

こうならないために、STEP 1で解説した「事前のメール確認」が重要なのです。

【結論】平日に休めない会社員は、このソフトを使ってはいけない

ここまで読んで、薄々気づいている方もいると思います。

「これ、会社員がやるの無理じゃない？」

その通りです。冒頭でお伝えした通り、このシステムは「平日の8:30〜17:15」しか動きません。

もしあなたが会社員で、平日の日中はオフィスにいるとしたら、いつ作業しますか？

有給休暇を取りますか？ 昼休みの1時間で、お弁当も食べずにエラーと格闘しますか？

印紙代4万円を浮かすために、あなたの日給（有給）を1日分捨てるのは、経営者として正しいコスト感覚でしょうか？