電子定款・手続き

電子定款は自分で作る？代行との費用・作業範囲・契約条件の比べ方

電子定款を自分で作るか、代行サービスを使うか。判断するときは、手数料だけでなく、自分で用意できる環境、確認したい内容、依頼に含まれる作業を比べると整理しやすくなります。

自作だから失敗する、安いサービスだから内容が不十分、専門家に頼めば必ず早く安く済む、とは限りません。この記事では、それぞれの方法で何を準備し、契約前に何を確かめるかを説明します。

電子定款とは

設立時の定款を電子データで作成し、必要な電子署名を付ける方法です。株式会社・合同会社の紙の定款原本に原則としてかかる印紙税4万円は、電子定款にはかかりません。株式会社は公証人の定款認証が必要ですが、合同会社には定款認証は不要です。署名や申請に必要な環境は、選ぶ方法によって異なります。

電子定款の費用は「自作・サービス利用・専門家への依頼」を同じ条件で比較する

まず、会社設立全体ではなく、定款の原案作成、内容の確認、電子署名、認証申請のどの部分を比べているかを揃えましょう。署名のみの料金と、原案作成から含む料金では作業範囲が違います。

進め方支出として確認するもの時間・対応範囲として確認するもの
自分で作成する追加で必要な機器・ソフト、認証等の法定費用原案の調査、環境設定、公証役場との調整、修正や申請を自分で行えるか
定型プラン・クラウドサービスを使う手数料、割引の条件、追加オプション、継続契約があればその料金入力支援と個別内容の確認の違い、質問や修正への対応、別途必要な手続き
専門家へ依頼する見積書の報酬と実費、追加修正の料金原案作成・内容確認・署名・認証申請のどこまでを任せるか、自分が用意する資料

価格の低いサービスにも専門家が関与するものがあります。「格安代行」と「専門家」を必ず別の種類と考えるのではなく、実際の担当者と契約内容で比べてください。

自作では、持っている環境を確認してから購入を決める

マイナンバーカードを使う場合は、対応する機器や利用者ソフト等の準備が必要になります。一方、利用できる電子証明書や署名方式には違いがあるため、全員が同じカードリーダや有料ソフトを買うわけではありません。

法務省のFAQでは、申請用総合ソフトの署名機能と、別途提供するPDF署名プラグインを案内しています。有料Adobe Acrobatが必要なのはPDF署名プラグインを使う場合です。電子定款なら有料Acrobat Proが一律に必須、とはいえません。

既に対応環境を持っていれば、追加支出を抑えて進められることもあります。購入が必要なら、その機器を今後も使うのか、ソフトの契約期間や解約条件はどうなっているかまで確認しましょう。

法務省FAQ：PDFへの電子署名と必要なソフト

作業時間は自分の予定に合わせて見積もる

原案作成、内容確認、署名環境の準備、公証役場との調整には時間が必要です。必要な時間は、書類の準備状況や経験、利用環境によって違います。

「自分で行う場合の追加支出」と「依頼する場合の報酬・実費」を比べたうえで、確保できる時間を考えます。依頼しても、会社の基本事項の決定、本人確認資料の準備、最終内容の確認などは残ります。

急いでいる場合は、希望する設立日から逆算し、どの資料がいつ揃うかを先に整理してください。専門家に依頼すれば必ず当日認証になるというわけではなく、公証役場の確認・予約や書類の状況にも左右されます。

「手数料0円」「格安プラン」は契約条件と依頼範囲を確認する

無料になる条件と、継続して払う費用を分ける

税理士の顧問契約や会計ソフトの利用などが割引の条件になっているサービスもあります。すべての低価格サービスに同じ条件があるわけではないため、広告の金額だけで判断せず、現在の料金表・規約・見積書を確認しましょう。

  • 無料または割引になるのは、どの作業の料金か
  • 認証手数料などの実費は、表示価格に含まれるか
  • 別の契約が条件なら、最低利用期間、更新方法、解約予告期間はどうなっているか
  • 途中解約の費用や、割引分の返還条件があるか
  • 定款の修正、認証後の対応、登記の準備は別料金か

会計サービスや顧問税理士をもともと必要としているなら、セット契約が合う場合もあります。逆に設立時の作業だけを頼みたいなら、単発で依頼できるプランとの比較が役立ちます。最初の1年間など同じ期間で必要な支出を並べ、不要な契約を増やさず選びましょう。

担当者への質問や、業種別の確認が含まれるか

雛形や自動入力は原案を作る助けになりますが、実際の事業に合っているかは別に確認が必要です。許認可が関係する場合は、事業内容を伝えて相談できるか、どの範囲を確認してもらえるかを尋ねてください。

低価格だからヒアリングが一切ない、専門家へ依頼すればすべての許認可や融資まで確認済みになる、とは判断できません。質問窓口、修正回数、納品物、追加料金の発生条件を、契約前に確認することが大切です。

専門家への依頼も、定款と登記の担当範囲を確認する

定款の作成や認証手続きと、会社設立の登記申請は別の工程です。「会社設立サポート」という名称でも、どこまで含むかはサービスによって異なります。登記を自分で申請するのか、司法書士へ依頼するのかを含めて確認しましょう。

専門家に相談する利点は、作成内容や必要資料を整理する負担を減らせることです。一方、審査結果、エラーの不存在、最短の日数まで保証されるものではありません。当事務所への依頼も、原案の有無と相談内容に応じ、対応範囲・料金を確認してから進めてください。

自分で電子定款を作るときに確認したい環境と修正の進め方

ソフトの方式・バージョンを先に確認する

申請用総合ソフトの公式環境にはWindows 11や.NET Framework 4.8.1等が示されています。別の署名用ソフトを使う場合は、申請システムが検証できる形式・設定値を満たす必要があります。「PDFを開けるソフト」がそのまま必要な署名に対応するとは限りません。

Macや仮想Windowsを使う場合も、文書作成と署名・申請の対応を分けて確認してください。公式FAQでは、仮想環境について動作検証を行っていないと案内しています。

公式の利用環境／署名付きPDFの形式と注意事項／仮想環境に関するFAQ

エラーコードだけで原因を断定しない

「0x80040154」などのエラーが出た場合も、発生したソフト、操作、バージョン、表示内容を記録し、公式の案内や問い合わせ先で確認しましょう。コードだけを見て、必ず特定のドライバやレジストリが原因だと決めつけることはできません。

変更前に確認を

出所の分からない手順でレジストリを書き換えたり、ソフトやドライバをまとめて削除したりしないでください。必要な変更を確認し、元の設定や書類データを保全したうえで、公式の案内に沿って対処します。

氏名・住所などは署名前に確認し、修正時は申請先へ相談する

氏名、住所、会社名、出資額などは、確認資料と照合して原案の段階で見直します。省略表記や旧字体など、どの表記を使うべきか迷ったら、公証役場など提出先に確認してください。一文字でも表記が違えば全国一律に認証不可、という説明で自己判断する必要はありません。

電子署名済みのデータは、原本のまま保管します。署名後に本文を書き換えたデータを、そのまま有効な署名済み定款として使わないでください。認証前の修正か認証後かによって対応も異なるため、修正・再署名・再送信の必要性を提出先に確認します。

修正に必要な作業と期間は、内容や手続きの段階によって異なります。原案を早めに確認し、変更が生じたら自己判断で上書きせず、必要な手順を確かめることが大切です。

定款の内容は、許認可・口座開設・融資の準備と合わせて考える

雛形を使うときも、事業目的と必要な許認可を確認する

建設業、運送業、古物営業など、行う事業によって必要な許認可や届出が違います。まず「誰に、何を、どの方法で提供するか」を整理し、申請先の手引きで定款の記載例や必要資料を確認しましょう。

特定の言葉を一文字入れれば許可される、抜けていれば必ず受理されない、と一律に決まるものではありません。許認可では人員・資格・資金・施設なども確認されます。事業目的の文言だけで要件を満たしたつもりにならないようにしてください。

将来の事業も、具体的な計画があるものは検討できます。無関係な事業を幅広く並べるのではなく、現在の事業と予定する展開が説明できるように整理します。

国土交通省：建設業許可の要件

定款変更のすべてに3万円かかるわけではない

株式会社の目的変更登記の登録免許税は、1件3万円です。専門家に依頼すれば、その報酬が別にかかることがあります。ただし、定款の内容を一箇所直すたびに必ず3万円、という意味ではありません。登記事項かどうか、どの手続きが必要かで異なります。

設立時に確認しておくことは手戻りを減らす助けになりますが、事業が変われば後から変更が必要になることもあります。最初に専門家へ依頼すれば将来の修正費用は永久にゼロ、とは約束できません。

法務局：株式会社の目的変更登記

口座や融資の審査を、定款の言葉だけで予測しない

金融機関への説明は、定款、事業計画、実際の取引予定が矛盾しないように整えます。口座開設の必要資料は、申し込む金融機関で確認してください。ある文言があるだけで必ず口座を断られる、特定の言葉を避ければ融資に通る、という判断はできません。

日本政策金融公庫は、自己資金だけでなく創業計画全体の重要性を案内しています。資本金の金額や定款の作成方法だけで、融資の可否が決まるわけではありません。必要資金、資金の使い道、売上・経費の見込み、許認可の準備状況を説明できるようにしましょう。

なお、日本政策金融公庫の国民生活事業では、法人の資本金払込みに使う資金は融資対象外です。法人として創業する場合は設立登記後の法人が融資対象となりますが、設立前の相談はできます。登記費用、資本金、開業後の事業資金を混同せず計画してください。

日本政策金融公庫：創業融資のQ&A

電子定款の費用・依頼についてよくある質問

電子定款にすれば、設立費用が必ず4万円安くなりますか？

電子定款には紙の定款原本の印紙税4万円がかかりません。ただし、機器・ソフトの追加費用や依頼報酬等は別です。株式会社の認証手数料も別途必要で、資本金の額等や所定の条件によって異なります。印紙税の差額と設立全体の支出を分けて比較してください。

国税庁：定款などの印紙税額／日本公証人連合会：定款認証手数料

自分で電子署名をするのが、一番安い方法ですか？

対応する環境が既にあり、必要な作業を自分でできるなら、支出を抑えられる可能性があります。新たな購入が必要なら見積もり、作業時間も含めて比較しましょう。専門家への依頼が必ず安いとも、自作が必ず安いともいえません。

手数料0円のサービスは避けた方がよいですか？

金額だけで避ける必要はありません。無料になる条件、対応範囲、継続契約の有無、解約・追加料金を確認し、自社の必要と合うかで判断します。契約条件が分からないまま申し込まず、確認した内容を残しておきましょう。

自分で進める範囲と、相談したい範囲を整理しましょう

定款を自分で作るかどうかに、一つだけの正解はありません。手元の環境、準備できる時間、事業内容をどこまで確認できているかを基準に選びましょう。

相談の際は、株式会社・合同会社のどちらを予定しているか、希望時期、原案の有無、予定する事業、署名や認証で困っていることをお知らせください。作業範囲と費用を確認し、どこを任せるか決めてから進められます。

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