【保存版】定款認証の必要書類｜当日の持ち物リスト・CD-Rなどを完全公開

「書類なんて、言われた通りに持っていけばいいだけでしょ？」

そう思っていても、いざ当日になると「あれ、発起人の個人の実印だっけ？会社の実印だっけ？」「身分証はコピーじゃダメなの？」と、急に不安になるものです。公証役場は、コンビニのように「忘れたから買ってくる」が通用しない場所。たった1枚の書類不足が、そのまま**「出直し（予約の取り直し）」を意味します。

そこで本記事では、定款認証当日に必要な書類と持ち物を、プロの視点で完全リスト化しました。家を出る直前の「最終チェックリスト」**として、この記事を活用してください。

※なお、定款認証の全体的な流れやタイムスケジュールを確認したい方は、

『定款認証の流れを5ステップで完全解説（親記事）』

を併せてご覧ください。

【完全リスト】定款認証当日の「必須持ち物」5点セット

まずは、これだけは絶対に忘れてはいけない「基本の装備」を確認します。登山で言えば「水と地図」レベルの必須アイテムです。

[画像指示: テーブルの上に並べられた定款、実印、印鑑証明書、身分証、現金 (推奨ファイル名: checklist-essential-documents.jpg, alt: 定款認証の必要書類リスト)]

【必要書類】これが基本の5点セット（定款・印鑑証明・実印・身分証・現金）

発起人（出資者）本人が公証役場に行く場合、以下の5つが必ず必要になります。

1. 定款（紙の場合3通 / 電子の場合データ）

紙定款の場合は、公証人保存用、会社保存用、登記用の3通が必要です（印紙貼り付け済み）。電子定款の場合は、事前に送信したデータが役場に届いているので、手ぶらでOK…ではありません（後述のCD-R等が必要）。

2. 発起人の印鑑証明書（発行3ヶ月以内）

個人の実印の証明書です。発起人が複数いる場合は**「全員分」が必要です。

3. 発起人の実印（個人のもの）

定款に押印したものと同じハンコです。当日の訂正や、書類への署名捺印に使用します。会社の実印（代表印）ではないので注意してください。

4. 身分証明書

運転免許証、マイナンバーカードなど、顔写真付きの公的証明書を持参します。

5. 現金（手数料＋謄本代）

約3万〜5万円の手数料と、謄本代（約2,000円）です。クレジットカードは原則使えません。

これらに加え、最近は後述する「実質的支配者となるべき者の申告書」**も必須となりました。カバンに入れる前に、一つずつ指差し確認をしてください。

【電子定款の場合】空のCD-RやUSBメモリは必要か？

電子定款の場合、紙の定款（冊子）を持っていく必要はありませんが、代わりに**「データの受け皿」が必要です。

公証役場で認証された定款データは、その場で交付されるわけではなく、法務省のシステム上に保存されます。しかし、銀行や法務局への提出用に、データそのものを持ち帰る必要があります。そのために持参するのが「空のメディア」**です。

・CD-R（推奨）

最も一般的です。新品未開封のものを用意しましょう。ウイルス混入リスクがないため、公証役場でも好まれます。

・USBメモリ

役場によってはウイルス対策のため「使用不可」の場所もあります。事前に電話予約の際に確認してください。

最近は、公証役場側でCD-Rを用意してくれて、実費（100円程度）で購入できるケースも増えています。「メディアを忘れました！」となっても即アウトではありませんが、無駄な出費を避けるためにも、100円ショップや家電量販店でCD-Rを買っていくのが無難です。

【印鑑証明書】「発行3ヶ月以内」の有効期限ルールを徹底解説

書類の中で最もトラブルになりやすいのが、**「印鑑証明書の有効期限」**です。「家にあった去年のやつでいいか」は通用しません。

[画像指示: 印鑑証明書の日付部分を指差して確認している様子 (推奨ファイル名: seal-certificate-validity.jpg, alt: 印鑑証明書 有効期限)]

【期限】「3ヶ月以内」とはいつの時点か？（認証日基準）

定款認証に使用する印鑑証明書は、**「発行から3ヶ月以内」のものでなければなりません。

重要なのは、「いつの時点で3ヶ月以内か」です。答えは「定款認証を受ける当日（公証役場に行く日）」です。

例えば、4月1日に公証役場へ行く場合、1月1日以降に発行された印鑑証明書でなければなりません。「12月31日発行」のものは、たった1日過ぎているだけでも無効として弾かれます。公証人はこの日付を厳格にチェックします。

また、この印鑑証明書は、その後の法務局への「設立登記申請」でも使用します。登記申請の際も同様に「3ヶ月ルール」が適用されるため、定款認証の時点でギリギリの期限のものを使うと、「登記申請の時には期限切れになっている」**という悲劇が起きます。できるだけ直近に取得した新しいものを用意するのが鉄則です。

【誰の分？】発起人全員分が必要。取締役の分は？

定款認証に必要なのは、あくまで**「発起人（出資者）」**全員の印鑑証明書です。

よくある勘違いが、「取締役の分も必要ですか？」という質問です。

・発起人 兼 取締役の場合：当然必要です。

・出資はしないが、取締役になる人（雇われ社長など）の場合：定款認証の段階では不要です（※後の登記申請時には必要になります）。

つまり、定款の末尾に署名・捺印した人（＝発起人）全員の分を集める必要があります。共同創業などで発起人が複数いる場合は、誰か一人が取り忘れると全員が待たされることになるため、リーダーが責任を持って回収管理をしてください。

【実質的支配者リスト】新制度で必須になった「第6の書類」

2018年（平成30年）11月から、暴力団対策やマネーロンダリング防止のために、**「実質的支配者となるべき者の申告書」**という書類の提出が義務化されました。

[画像指示: 実質的支配者リストの書類イメージとチェックマーク (推奨ファイル名: beneficial-owner-list.jpg, alt: 実質的支配者となるべき者の申告書)]

【概要】なぜこの書類が必要なのか（マネロン対策）

この書類は、簡単に言えば**「この会社の真の支配者（オーナー）は誰ですか？ その人は反社会的勢力ではないですか？」ということを公証人に申告するものです。

「自分一人で作る会社だから関係ない」と思ってはいけません。たとえ一人社長であっても、「私が実質的支配者であり、暴力団員等には該当しません」**という申告書を必ず提出しなければなりません。これがないと、定款認証は一切受け付けてもらえません。

【準備】書式はどこにある？

この申告書のフォーマットは、日本公証人連合会のホームページからダウンロードできます。また、公証役場によっては、事前の案文確認の際に「これに記入して当日持ってきてください」とメールで送ってくれることもあります。

記載内容は、住所・氏名・生年月日・暴力団該当の有無などです。一人社長であれば非常にシンプルですが、株主構成が複雑な場合や、法人が発起人になる場合は、誰を「実質的支配者」として書くかの判定が難しくなります。

書き方で迷うポイントについては、以下の記事で**「記入例付き」**で詳しく解説しています。テンプレートのダウンロード先も案内していますので、作成時に活用してください。

▼ 詳しくはこちら（一人社長はどこにチェック？）

＞＞【記入例あり】定款認証の「実質的支配者リスト」書き方ガイド！一人社長はどこにチェック？

【身分証明書】顔写真なしだとNG？公証役場で使えるID一覧

印鑑証明書とは別に、窓口に行く人（発起人または代理人）の「身分証明書」も必要です。「実印があるからいいじゃないか」と思いがちですが、昨今の犯罪収益移転防止法の厳格化により、窓口での本人確認は非常に厳しくなっています。

[画像指示: 運転免許証とマイナンバーカード、健康保険証の比較イラスト (推奨ファイル名: id-verification-documents.jpg, alt: 定款認証の身分証明書)]

【本人確認】免許証・マイナンバーカードが最強。保険証は？

公証役場で提示する身分証明書として、最もスムーズなのは以下の**「顔写真付き公的証明書」**です。

・運転免許証（運転経歴証明書も可）

・マイナンバーカード

・パスポート

・在留カード（外国人の場合）

これらを持っていれば、受付での確認は一瞬で終わります。

問題は「顔写真付きの証明書がない場合」です。健康保険証などの「顔写真なし」の証明書でも手続きは可能ですが、公証人によっては「実印と印鑑証明書に加えて、保険証＋住民票も出してください」といった追加の疎明資料を求められるケースがあります（※役場ごとの運用や、本人の属性によります）。

「保険証しかない」という方は、予約の電話の際に必ず「身分証は保険証で足りますか？」と確認してください。当日窓口で「これでは確認できません」と言われるリスクをゼロにしましょう。

【代理人】妻や友人に頼む場合の「代理人の身分証」

発起人本人が行けず、代理人（妻、親、知人など）にお願いする場合、持参すべき身分証は**「窓口に来る代理人のもの」**です。

発起人本人の免許証を預かっていく必要はありません（発起人の本人確認は、印鑑証明書と委任状の実印で行うため）。

代理人が持参すべきセット：

1. 代理人の身分証明書（免許証など）

2. 代理人の認印（できれば実印）

3. 発起人からの委任状（発起人の実印押印・印鑑証明書付き）

代理人にお願いする場合は、単に書類を渡すだけでなく、「あなた自身の免許証も忘れないでね」と念押しすることを忘れないでください。

【最終チェック】家を出る前の「忘れ物防止」ToDoリスト

最後に、玄関を出る前にチェックすべきリストを作成しました。スマホの画面を見ながら、カバンの中身を確認してください。

[画像指示: 玄関でカバンの中身を確認している一人称視点の画像 (推奨ファイル名: final-check-before-leaving.jpg, alt: 公証役場へ行く前の最終確認)]

【委任状】代理人申請なら「捨印」があるか再確認

もしあなたが代理人として行く、あるいは代理人に行ってもらう場合、委任状の欄外に**「捨印（すていん）」が押されているかを必ず確認してください。

記事の後半でも触れましたが、現場での誤字訂正ができるのは「本人の実印」だけです。代理人の認印では訂正できません。しかし、委任状に本人の実印で「捨印」が押してあれば、代理人がその場で訂正することが可能になります。

「完璧に書いたから大丈夫」と思っていても、公証人から「ここの『丁目』の表記、ハイフンに統一してください」といった細かい指示が入ることがあります。捨印は「転ばぬ先の杖」**です。必ず押しておきましょう。

▼ 詳しくはこちら（代理人に頼む際の完全マニュアル）

＞＞【コピペOK】定款認証の「委任状」書き方完全ガイド！代理人（妻・知人）に頼む時の注意点

【現金】手数料分の現金は財布に入っているか？

意外と盲点なのが、物理的な「現金」です。

・公証人手数料（3万〜5万円）

・定款謄本代（約2,000円〜）

これらを支払うために、少し多めに**「6万円」**ほど財布に入っているか確認してください。また、謄本代の細かい支払いに備えて、千円札を数枚混ぜておくと受付でスムーズです。

準備さえ完璧なら、認証は「ただの通過点」

定款認証は、会社設立手続きの中でも特に「形式」が重視される場面です。クリエイティブな発想は必要ありません。必要なのは**「決められたものを、決められた通りに揃える」**という実務能力だけです。

このリストにある物がカバンに入っていれば、もう恐れることはありません。堂々と公証役場のドアを開け、あなたの会社の誕生を確定させてきてください。