【保存版】定款認証の必要書類｜当日の持ち物リスト・CD-Rなどを完全公開

行政書士　小野馨

こんにちは！

電子定款の実績5000件　行政書士の小野馨です。

今回は【保存版】定款認証の必要書類についてお話します。

「たった一つのハンコを忘れただけで、予約を取り直して後日出直しになった」

これは、私が過去に相談を受けた、ある起業家の実話です。

公証役場は、法務局と並んで「形式的審査」が非常に厳しい場所です。

それは起業家にとって、最も無駄な時間の浪費です。

本記事では、5,000件の定款認証の実績がある現役行政書士が、「絶対に手戻りしないための必要書類・持ち物リスト」を完全公開します。

さらに、紙ではなく「電子定款」を選ぶことで、確実に4万円のコストをカットするための準備物についても解説します。

紙の定款で認証を受けると、印紙税4万円をドブに捨てることになります。2026年、電子定款を使わない理由は『ゼロ』です。

※なお、公証役場の定款認証の全体図を知りたい方は、
『公証役場の定款認証』
をブックマークして、起業バイブルとしてお使いください。

定款認証の必要書類【完全チェックリスト】（発起人本人・代理人）

発起人全員の「印鑑証明書」と有効期限（3ヶ月ルール）の罠

会社設立の準備を進める中で、「印鑑証明書なんてコンビニですぐ取れる」と高を括っている方は多いものです。

確かに取得自体は簡単ですが、定款認証において最も不備が出やすいのがこの書類です。

これは、発起人の意思確認を厳格に行うためです。

あるいは、原本還付の請求をすると原本が戻ってきます。

たった数百円の手数料を惜しんで1通しか取得しなかった結果、認証後にまた役所へ行く羽目になれば、起業家の貴重な時間は奪われます。

まずは、発起人全員分の印鑑証明書を「2通ずつ」揃えること。

そして発行日を確認すること。これがスタートラインです。

「実質的支配者となるべき者の申告書（リスト）」の書き方と提出義務

「定款と印鑑証明書があればいい」というのは一昔前の常識です。

多くの小規模な会社設立では、発起人＝実質的支配者となりますが、出資比率や親族関係が絡む場合は記載が複雑になります。

この申告書は、反社会的勢力による法人悪用を防ぐための防波堤です。そのため、この書類に不備があると、どれだけ定款が完璧でも認証は受けられません。

適当に作成せず、正確な出資比率に基づいて記述する必要があります。

電子公証の場合でも、システム上でこの情報を入力・送信するプロセスが含まれます。

行政書士に依頼する場合は代行作成が可能ですが、自力で行う場合は「公証役場の雛形」をダウンロードして、事前のドラフト確認（FAXやメールでの事前チェック）を受けることを強く推奨します。

認証手数料（約3〜5万円）と現金・収入印紙の準備

書類が完璧でも、財布の中身が足りなければ手続きは完了しません。

定款認証には、公証役場に支払う「手数料」が必要です。

以前は一律5万円でしたが、現在は資本金の額に応じて手数料が変動します。

これに加え、定款の謄本（控え）を取得するための手数料や紙の定款で認証を受ける場合は、これに加えて「収入印紙4万円」が必要となります。

つまり、紙で手続きをするだけで、合計最大9万円近くのキャッシュアウトが発生します。

電子定款を選択すれば、このうちの「収入印紙4万円」が完全にゼロになります。これら、定款認証の手数料について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

「電子定款」を選択する場合の特殊な持ち物（CD-R・電子署名）

「なぜデジタルな手続きなのに、物理的なCD-Rが必要なのか？」と疑問に思うかもしれません。

しかし、役所の手続きにはまだアナログな部分が残っています。

この「空のCD-R」こそが、4万円の印紙代を0円にする魔法の鍵なのです。

【4万円削減】印紙不要のメカニズムと費用対効果

なぜ電子定款だと4万円が安くなるのか？

それは「印紙税法」の規定にあります。

印紙税は「文書（紙）」に対して課税されるものであり、電子データには課税されないという法的解釈に基づいています。

この4万円の差は、創業期のキャッシュフローにおいて非常に大きいですよね。

ご自身で手続きする場合、電子定款の環境構築には手間がかかりますが、そのコストを差し引いてもメリットはあります。

詳細な電子定款の仕組みや、具体的な作成方法については、以下の専門ガイドで深掘りしています。

空の「CD-R」または「USBメモリ」が必要な技術的理由

電子定款認証を行う場合、当日公証役場に持参する必須アイテムが「空（から）の記録媒体」です。

一般的にはCD-Rが推奨されますが、USBメモリ対応の公証役場も増えています。

これは、認証を受けた「電子定款のデータ」を、公証人が保存して交付するために使用します。

たった100円程度のCD-Rを持参するだけで、4万円の印紙税が免除される仕組みです。

忘れると近くの家電量販店やコンビニを探し回ることになりますので、必ず鞄に入れて持参しましょう。

電子署名には「マイナンバーカード」と「カードリーダー」が必須

自分で電子定款を作成する場合、定款PDFに「電子署名」を付与する必要があります。

これには「マイナンバーカード（署名用電子証明書入り）」と、それを読み取る「ICカードリーダー」が必須となります。

さらに、「Adobe AcrobatなどのPDF編集ソフト（有償版）」や、「法務省の署名プラグイン」の設定も必要です。

ＩＴが得意な方にとっては難しくありませんが、設定につまずいて数日を費やすケースも少なくありません。

「機材を揃えるコストと時間」対「行政書士報酬」を天秤にかけ、どちらが自分のビジネスにとって合理的か判断してください。

各管轄の公証役場の対応状況などは、日本公証人連合会（定款認証）の公式サイトで確認可能です。

代理人や専門家に依頼する場合の「委任状」と印鑑証明書

「委任状」への実印押印と捨て印の重要性（一発NG回避）

発起人本人が公証役場に行けない場合、代理人を立てることができます。

この際、最も重要な書類が「委任状」です。ここには必ず発起人の「個人の実印」を押印します。

しかし、委任状の記載内容（日付や定款の件名など）に一文字でも誤りがあれば、原則として受理されません。

「捨て印は悪用されそうで怖い」という感覚は正しいですが、定款認証という特定の目的における委任状であれば、リスクよりも「手続きがストップするリスク」を回避するメリットの方が上回ります。

必ず欄外に捨て印を押しておきましょう。

発起人が複数いる場合の「代理人選定」と持ち物

発起人が複数（例：Aさん、Bさん、Cさん）いる場合、全員で公証役場に行く必要はありません。

例えばAさんが代表して行く場合、Aさんは「発起人本人」であり、同時に「BさんとCさんの代理人」という立場になります。

この場合、Aさんが持参すべきは以下の通りです。

誰が誰の代理になるのかを明確にし、委任状の構成を間違えないように注意が必要です。

行政書士に依頼すれば「身分証」と「印鑑証明」だけで済む理由

ここまでの説明で「書類が複雑で面倒だ」と感じたなら、行政書士への依頼が最適解です。

行政書士に依頼する場合、お客様（発起人）が用意するのは基本的に「個人の印鑑証明書」のみとなります。

定款作成、電子署名、公証役場との事前打ち合わせ、当日の認証手続き、CD-Rの用意まで、すべて行政書士が代理人として行います。お客様は公証役場に出向く必要すらありません。

「時は金なり」。起業準備の忙しい時期に、慣れない書類作成と役所回りに時間を費やすよりも、プロに任せて事業計画を練る方が、結果的にコストパフォーマンスが高いケースが多いのです。

定款認証の当日の流れと公証役場での振る舞い・服装

公証人は、元裁判官や元検察官といった法律の重鎮たちです。

彼らは「礼儀」と「正しさ」を重んじます。

過度な緊張は不要ですが、社会人としての最低限のマナーを示すことが、スムーズな認証への近道です。

公証役場の予約から当日の所要時間（約20分）のリアル

定款認証はいきなり行っても受け付けてもらえません。

必ず事前に定款案をFAXやメールで送り、公証人のチェックを受けた上で、「認証日」の予約を取ります。

当日は予約時間の5分〜10分前には到着しましょう。

受付を済ませると、公証人と面談を行いますが、問題がなければ所要時間は15分〜20分程度です。

本人確認、定款内容の最終確認、署名捺印という流れで淡々と進みます。

誤字が見つかった時のための「訂正印」と「修正対応」

万が一、当日に定款や委任状の誤字が見つかった場合どうするか。

ここで役立つのが、持参した「実印」と、先述した「捨て印」です。

軽微な誤字であれば、その場で訂正印を押すことで修正が認められます。

しかし、実印を持っていなければ訂正ができず、書類を持ち帰って作り直しとなります。

また、電子定款の場合はデータ修正が必要になるため、その場で修正して再送信できるPC環境（または行政書士の対応）がないと、即日対応は難しくなります。

服装はスーツであるべきか？起業家としての身だしなみ

法的に服装の規定はありません。Tシャツやジーンズでも認証は受けられます。

しかし、これから法人を設立し、社会的な信用を築いていこうとする代表者が、公的な場にラフすぎる格好で現れるのはお勧めしません。

公証役場は厳粛な場です。

スーツである必要はありませんが、オフィスカジュアルや襟付きのシャツなど、清潔感のある服装（スマートカジュアル）を推奨します。

公証人に対する心証を良くすることは、無用なトラブルを避ける意味でも有効な戦略です。

認証が終わった後にすぐやるべき「資本金払込」と登記申請

「定款の謄本」は何通もらうべきか？（法務局・銀行用）

認証終了時、公証人から「定款の謄本（写し）は何通必要ですか？」と聞かれます。

ここで迷わないよう、答えを用意しておきましょう。

※最近は銀行でも原本還付（コピーをとって原本を返してくれる）対応が増えましたが、手元に1通しかないと手続きが並行して進められません。

後日取りに行く手間を考えれば、数百円のコスト増でも多めにもらっておくのが経営者の知恵です。

認証日以降に行う「資本金の払込み」と通帳コピーの作成

定款認証が無事に完了したら（あるいは定款作成日以降）、発起人の個人口座に「資本金」を振り込みます。

この「資本金の払込み」と「払込証明書」の作成が次のステップです。

「誰が」「いつ」「いくら」出資したかを証明するため、通帳のコピー等を作成し、法人代表印を押印します。この手順を間違えると、登記が通らず資本金として認められないリスクがあります。

具体的な払込方法や通帳コピーのとり方については、以下の記事で画像付きで解説しています。

設立登記申請までのタイムリミット（2週間以内）

会社法では、定款認証などの手続きが整ったら、原則として「2週間以内」に登記申請を行うこととされています。

この申請を行った日が、会社の記念すべき「設立日（創立記念日）」となります。

登録免許税（株式会社なら最低15万円）の納付や、登記申請書の作成など、ラストスパートには正確性が求められます。法務局への申請書類一式の準備については、以下の完全ガイドをご参照ください。

会社設立や電子定款認証のスペシャリスト！開業17年・年間実績500件以上。実は、電子定款の制度ができた10年以上前から電子定款認証の業務を行なっているパイオニアです！他との違いは、まず定款の完成度！内容はモデル定款のモデルと言われ全国数百箇所の公証人の目が入っている優れもの！そして電子署名はまるでサインのようなかっこいい電子署名です！その電子定款であなたの大切な会社設立を真心込めて応援します！