電子定款の添付書類（印鑑証明）をスキャンする最適解！PDF設定と「紙」への逃げ道

電子定款の作成が進み、いざ電子署名！という段階で、多くの起業家がハタと手を止めます。

「あれ？ 発起人の印鑑証明書はどうするんだ？ 紙でもらったけど、これをどうやってPDFの中に？」

そうです。

ここで横着をして、スマホのカメラでパシャッと撮った画像を添付すると、後日法務局から「補正（修正）」の連絡が入り、設立日がズレる原因になります。

そこで本記事では、一発で審査を通すための「黄金のスキャン設定（解像度・モード）」と、自宅にスキャナがない場合の「コンビニ活用術」、そしてどうしても無理な場合の逃げ道までを網羅しました。

※もし、スキャンの前に「マイナンバーカードの読み取り自体ができない！」というトラブルに直面している場合は、以下の記事を先にご覧ください。

🔗 署名できない原因はこれ！マイナンバーカードの有効期限とロック解除ガイド

電子定款なのに「スキャナ」が必要？添付書類（印鑑証明書）の役割

「全てデジタルで完結する」というのが電子定款の売り文句ですが、現時点の実務では、どうしても「アナログな紙」が1枚だけ介入します。

それが発起人の印鑑証明書です。

なぜPDFの中にわざわざ画像を埋め込む必要があるのか、そしてなぜ「スマホ写真」ではダメなのか。

ここを理解していないと、何度もスキャンし直す羽目になります。

[画像指示: 電子定款（PDF）のデータ構造イメージ。

【必須】定款には「発起人の印鑑証明書」の合綴（添付）が必要

紙の定款を作るときは、製本した冊子の裏表紙に、実際の印鑑証明書をホッチキスで留めますよね。

電子定款でも考え方は全く同じです。

PDFデータである定款本体に対して、印鑑証明書のPDFデータを「合綴（がってつ）」、つまりデジタル上でホッチキス留めする必要があるのです。

このPDFファイルを、定款本体のPDFファイルと結合するか、あるいは申請用総合ソフト上で添付ファイルとして指定します。

公証人は、あなたの電子署名（マイナンバーカード）と、この添付された印鑑証明書画像を見比べて、「間違いなく本人が作成した」と認定するわけです。

つまり、この画像が不鮮明だと、本人確認ができず、認証が下りないのです。

【警告】「スマホで撮影」した画像PDFは補正対象になりやすい

最近のスマホカメラは高性能ですが、公文書のデータ化には不向きです。

机の上に置いた紙を上から撮影すると、どうしても自分の手やスマホの影が落ちます。

また、紙が少しでも波打っていると文字が歪みます。

公証役場の担当者とのリアルな会話を紹介しましょう。

私：「先生、このデータ、少し暗いですが読めますか？」

公証人：「うーん、小野さん。これ拡大すると『住所』の番地が潰れてるね。これじゃ証明にならないよ。フラットベッドのスキャナで撮り直してもらえる？」

私：「…承知しました（やはりスマホでは限界か…）」

このように、微妙な画質の悪さが原因で手続きがストップします。

急いでいる時こそ、スマホの簡易撮影ではなく、スキャナでの確実なデータ化を選ぶべきです。

補正を回避する「黄金のスキャン設定（300dpi）」とは

では、具体的にどのような設定でスキャンすれば良いのでしょうか。

法務省の推奨規定や、実務上の「安全圏」の設定値を提示します。

これさえ守れば、画質を理由に突き返されることはまずありません。

【設定】解像度は「300dpi」・色は「グレースケール」が鉄則

電子定款添付用のPDF作成において、最もトラブルが少なく推奨される設定は『解像度300dpi』かつ『グレースケール（白黒）』です。

家庭用プリンターやスキャナの設定画面を開くと、様々な数値が出てきて迷うと思います。以下の設定に合わせてください。

この「300dpi・グレースケール・PDF」という呪文を唱えながら設定すれば、間違いありません。

A4サイズ1枚で、容量は数百KB程度に収まるはずです。

【代用】スキャナがないなら「コンビニ」のマルチコピー機を使え

セブン-イレブン、ローソン、ファミリーマート等のマルチコピー機には、非常に高性能なスキャナが搭載されています。

これを使えば、歪みも影もない、プロ級の美しいPDFデータが作れます。費用は1枚30円程度です。

手順は以下の通りです。

たったこれだけです。

数万円のスキャナを買う必要も、スマホアプリで照明を調整して四苦八苦する必要もありません。

「30円」で完璧なデータが手に入るのですから、機材がない方はこの方法一択で進めてください。

申請用総合ソフト・Adobe Acrobatでの結合・署名ルール

「スキャンはできた。で、この画像をどうすればいいの？」ここで多くの方が迷います。

定款本体のPDFファイルの中にこの画像を埋め込むべきか、それとも別々のファイルとして扱うのか。

ここを間違えると、システム上でエラーが出たり、公証人から「ファイルが壊れています」と連絡が来たりします。

[画像指示: パソコン画面のイメージ。デスクトップ上に「定款.pdf（電子署名付き）」と「印鑑証明書.pdf」の2つのファイルが並んでいる様子 (推奨ファイル名: separate-pdf-files-structure.jpg, alt: 定款と印鑑証明書PDFのファイル構成)]

【手順】定款本体と添付書類は「別ファイル」が基本

「紙の定款」のように、物理的にホッチキスで留めるわけではありません。

デジタル上では以下のような構成になります。

この2つを無理やり結合（Merge）する必要はありません。

むしろ、結合してしまうとファイルサイズが肥大化したり、署名検証時にエラーが出る原因になります。

法務省の「申請用総合ソフト」や「登記・供託オンライン申請システム」では、メインの申請書（または定款）に、添付ファイルとして印鑑証明書PDFを追加する欄があります。

そこにドラッグ＆ドロップすればOKです。「混ぜるな危険」と覚えておいてください。

【注意】署名プラグイン（SignedPDF）を使うタイミング

よくあるミスが、すべてのPDFファイルに自分のマイナンバーカードで署名をしてしまうケースです。

印鑑証明書は、あくまで「市区町村長が発行した公文書の写し」です。

そこにあなたが電子署名を上書きするのはおかしな話です。

正しい手順は以下の通りです。

「署名するのは、自分が作った文書だけ」。

この原則を守れば、エラーコードに悩まされることはありません。

どうしてもPDF化できない時の「紙定款」への切り替え方

• 「スキャナの設定がうまくいかない」
• 「PDF変換ソフトが動かない」
• 「そもそもパソコン操作が苦痛だ」…

もしあなたが今、この段階で数時間以上足踏みしているなら、勇気ある撤退をお勧めします。

目的は「PDFを作ること」ではなく「会社を作ること」だからです。

[画像指示: 紙の定款を製本している手元のイラスト。製本テープを貼り、実印で契印（割印）を押している様子 (推奨ファイル名: paper-articles-binding-hanko.jpg, alt: 紙定款の製本と契印)]

【印刷】スキャンを諦めて「紙で製本」する手順（袋とじ）

この場合、スキャナもICカードリーダーもAdobe Acrobatも一切不要になります。

必要なのは「プリンター（またはコンビニ印刷）」と「ホッチキス」「製本テープ」「実印」「印鑑証明書（原本）」だけです。

具体的な手順は以下の通りです。

• 定款（Word）をA4用紙に印刷する（同じものを3通）。
• 左側を2箇所ホッチキスで留める。
• 背表紙に製本テープを貼る（袋とじ）。
• 製本テープと紙の境目、および各ページの綴じ目に実印で「契印（割印）」を押す。
• 4万円の収入印紙を貼る（※ここが最大のデメリットです）。

このアナログ作業を行えば、確実に認証を受けられます。システムの不具合と格闘して設立日が遅れるリスクを考えれば、印紙代4万円は「確実性を買った」と考えることもできます。

【決断】機材トラブルが続くなら「専門家」へスライド依頼

これが最も合理的です。

なぜなら、行政書士に依頼すれば、以下のメリットを同時に享受できるからです。

• スキャン不要： あなたは印鑑証明書の「原本」を行政書士に郵送するだけ。
• 署名不要： 行政書士の電子証明書を使うため、マイナンバーカードのトラブルと無縁。
• 印紙代0円： プロが電子定款を作るため、4万円はかかりません。

報酬（1〜3万円程度）を支払っても、印紙代4万円が浮くため、トータルコストは「自分で紙で作るより安い」のです。

「スキャナの設定で半日潰す」という見えないコストを考えれば、ここでプロにバトンタッチするのが、経営者として最も賢いリソース配分と言えるでしょう。

＞＞スキャンも署名もお任せ！電子定款作成代行について

あなたが得られる未来

起業準備は、華やかな事業計画だけでなく、こうした地味な事務作業の積み重ねです。

しかし、ここで躓いて自信を失う必要はありません。

スキャナの蓋を開け、印鑑証明書をセットする。

そのひと手間が、あなたの会社の信用をデジタルデータに変える第一歩です。

さあ、深呼吸して、きれいなデータを一件作り上げましょう。

その先には、無事に認証された定款と、新しい会社の誕生が待っています。