電子定款認証とは？その意味と電子にするメリット
こんにちは
電子定款認証が得意な行政書士の小野です。
ここでは「電子定款とそのメリット」についてお話します。
定款認証の参考にしてください。
電子定款とは？
会社設立をするためには、定款を作る必要があります。これまで定款は、紙形式で作成されていましたが最近は電子形式で定款を作ることが認められています。
ポイント
この電子形式で作る定款を「電子定款」と言います。
電子定款は、法務局の設立登記申請書の添付書類の一つとなる法律で認められた制度。法務省のオンラインシステムを通して公証役場で電子的記録として認証を受けることで効力を発します。
定款の特徴
電子デジタル文書で作成する
定款をデジタル文書として作成して保存します。これにより紙の文書を保管する必要がありません。安全かつ容易に保存ができます。
印紙税の不要
従来の紙の定款には印紙税がかかりました。ですが、電子定款はその必要がありません。これにより印紙を購入したり、印紙にかかる４万円のコストが削減されます。
オンラインでの手続き
定款の認証も法務局での登記申請の手続きもオンラインでやり取りするため、素早く安全に行えます。手間が省ける上に紛失や改ざんなどの危険も減ります。
環境に優しい
紙を使わないため、環境に優しい選択になります。また電子定款は、特にスタートアップや小規模な会社にとって、設立や運営の効率化に大きく貢献する制度だと思います。
定款の変更もＷＯＲＤ形式で保管していれば容易に改変できます。
これらが電子定款の特徴です。電子定款にするといくつかのメリットがあります。
これからその電子定款にするメリットをお伝えします。
電子定款にする３つのメリット１電子定款だと４万円お得になる！
紙で定款を作ると４万円の印紙をはらないといけません。これ印紙税というのですが『紙』の文書に対して課税される税金なんですね。
印紙の注意ポイント
印紙税法で、会社の定款には４万円の収入印紙を添付することが定められています。この場合の会社とは、株式会社、合同会社、合資会社、合名会社と相互会社のみ。
実は、電子定款なら印紙税がかからない！
これめっちゃお得だとおもいませんか？
電子定款の認証はこの電子定款を公証人に認証してもらう制度です。
この場合は印紙税の４万円が不要になります。
これが電子定款を強くおすすめする一つ目の理由です。
電子定款にする３つのメリット２認証手続きがスムーズになる！
電子定款を利用すると公証人の認証手続きがスムーズになります。
ポイント
従来の紙の定款は、公証役場へ定款を持ち込むまで公証人は作業ができませんでした。持ち込んでからの作業になるので公証役場で認証する作業に時間がかかっていました。
また電子定款の受け取りもオンライン会議システムで行えるようになったので、最近では訪問する必要もなくなり、交通費も不要になりました。
電子化されたデジタル文書は迅速に処理が可能で、書類提出から受け取りまで認証作業の時間が大幅に短縮されます。
大きく時間とコストの節約が可能になりました。
また、必要な情報が不足している場合は、システムが自動で検知してくれる可能性もあるためリスクが軽減されます。
オンライン会議での認証代行も弊社で承ります！お気軽にご依頼ください！
電子定款にする３つのメリット３電子データなら劣化しない、変更時の編集も簡単
電子定款はデジタルデータなので、以下のような特徴があります。わかりやすく説明します。
１．デジタルデータなので劣化せず、安全に保管でいる
デジタル形式で保存される電子定款は、紙の文書のように時間が経つと色褪せたり、破損・傷むことがありません。
また、セキュリティの厳重なクラウドサービスなどに保存しておくことで紙ベースで保管する場合とくらべ、盗難や紛失の被害に遭いにくく、地震や火事で焼失したりする危険が減ります。
また、必要なときにどこからでもアクセスできる便利さもあります。
これは会社の重要文書である定款を安全に保管するために非常に有効です。
２．変更時の編集が簡単
電子証券の場合、会社のルールや情報が変更になった際の修正作業も簡単にわかります。これにより、変更が必要な部分だけを再度修正でき、時間と労力を節約できます。
３．環境に優しい
紙の使用を減らすことで、環境への負担も軽減されます。
これら３つのメリットを活かすために、ぜひ、電子定款をご利用ください。
逆に電子定款ってデメリットはあるの？
実は電子定款にはメリットがある反面、デメリットもあります。それは電子といいながら原則公証役場に出向く必要があるということです。
電子定款というとすべてオンラインで完結できる！というイメージがありますがそうではないんです。
注意ポイント
公証人の認証は、「申請人」か「定款認証の依頼を受けた専門家」か復代理人が公証人に面会しないと認証してもらえません。最終的には誰かが公証役場に出向くか、電子会議システムで公証人と面会しないといけないんです！
お時間がない方は、サクセスファンがその
公証人と面会して電子定款を受け取る作業
を代行することも可能です。
これによりお客様はまったく出向かずに定款認証手続きを終えることができます。
ぜひ、電子定款の受け取り代行についても、お気軽にお問い合わせください！
電子定款の作成や署名には多少費用が掛かります！
さらにもう一つ、電子定款の作成や署名には費用が掛かります。
電子的機器などの環境や機材が必要なんですね！
注意ポイント
具体的には電子証明書の取得や専用ソフトが必要となり費用は１０万円前後かかります。会社を１社作るのに１０万円前後の出費はめっちゃもったいないと思いませんか？
作成と署名・認証作業はサクセスファンにお任せ頂くことを強くおすすめします！
電子定款認証代行は全国対応で行っています。以下のページをご覧ください。
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電子定款の３つのメリットとデメリットのまとめ
本日は、電子定款の３つのメリットとデメリットについてお伝えしました。
以下、本日のまとめです。
電子定款とは？
電子定款とは会社設立に必要な定款を形式でデジタル形式で作成し、法務局の登記申請書添付書類として使用する制度です。法務省のオンラインシステムを通じて公証役場の認証にも多くのメリットがあります。
電子定款のには以下のメリットや特徴がある！
デジタル文書
紙の文書を保管する必要がなく、安全に保存できます。
印紙税不要
従来の紙の規定にかかる印紙税（約4万円）が電子データには不要です。
オンライン手続き
定款の認証や法務局の登記申請がオンラインで認められます。
環境に優しい
紙の使用を減らすことで環境負担が軽減される。
編集の容易さ
定款の変更が容易になる。
コスト削減
4万円の印紙税が不要になります。
手続きのスムーズ化
公証人の認証手続きが迅速に行えます。公証役場の待ち時間が減ります。
劣化しない、編集が容易
デジタルデータのため、時間の経過による劣化がなく、必要に応じて編集が容易に行える。
電子定款のデメリット
公証役場へ出向く必要がある
電子定款はオンラインで公証人に送信できます。ですが、原則、認証は対面なので申請人等が公証役場へ出向き、公証人と面会が必要です。
機材や環境に費用の発生する
電子証明書の取得や専用ソフトの購入など、必要な機材などに約10万円前後の費用がかかります。
まとめ
電子定款には、印紙税の削減、手続きの迅速化、文書の編集と保管の容易さなど３つのメリットがあります。
ぜひ、会社を設立する場合は、うまく最小限の費用で電子定款認証を行うことをおすすめします。
