電子定款関連

【重要】プロが教える電子定款認証の手順と定款認証に持っていく7つの物

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定款認証のプロが教えるわかりやすい手順と定款認証に持っていく7つの物

定款は、法務局の申請書類にもなっており、公証役場という役所で公証人の認証を受けて初めて効力を生じます。

定款は紙で作成する従来の方式のほか、電磁的記録(データ)として作成することもできます。これが「電子定款」です。

合同会社の定款は、定款をPDFにして電子署名すれば完成しますが、株式会社の電子定款は、公証人の認証を受けてはじめて効力が発生します

これからその認証手続きをわかり易く解説します。このとおりにすれば行政書士などの専門家に依頼しなくても公証人の認証を簡単に受けられるので参考にしてくださいね。

それでははじめましょう!

電子定款認証のプロが教えるわかりやすい手順

定款を作成したら公証人の認証を受けます。定款の認証を受ける場合、公証役場に以下のものを送付します。

①作成した定款の原案
②印鑑証明書(発起人全員・3ヶ月以内のもの)
③代理人の委任状
④代理人の印鑑証明書(3ヶ月以内のもの)

公証人の認証の手順

1.発起人全員の印鑑証明書を取得する。

まずは定款の作成や公証人の認証手続きの前に発起人全員の印鑑証明書を取得しましょう。

印鑑証明書は、「住所地を管轄する市町村」で取得可能です。だいたい300~400円くらいで取得できます。

印鑑証明書の取得には、印鑑カードが必要ですのでカードを持って住所地を管轄する市役所等に行って取得してください。

定款には、印鑑証明書どおりの住所を記載しますし、公証役場の認証には発起人全員の印鑑証明書が必ず必要です。

ちなみに印鑑証明書は、取得後3ヶ月以内のものが必要です。

2.電子定款を作成(WORD形式)する。

まずは、公証人役場に行く前に電子定款を作成します。電子定款は以下の流れで作成します。

  1. 定款の雛形(WORD形式)を手に入れる。
  2. WORD形式で定款を完成する。
  3. 完成した定款を公証役場にFAXする。

「まだ定款の作成をしていないよ!」という方は、以下の記事を参考に電子定款(WORD形式)を完成させてくださいね。

2.公証役場に電子定款をFAXしてチェックを依頼する。

3.修正箇所があれば電子定款を修正する。

4.公証役場に予約を取る!

公証役場は事前予約制です。いきなり出向いても公証人が

  • 執務中であったり
  • 出張中であったり
  • 手が空いてても準備ができていない

場合があるので必ず予約してから訪問するようにして下さいね。

5.必要なものを持って公証役場に出向く。

6.必要書類を提出して認証を受ける。15分~30分程度

7.手数料52,000円を支払う。

8.電子定款(CDやUSBメモリ)と紙の謄本を受け取る。

無事定款の認証が終了すると、公証人から以下の物が交付されます。

  1. 電子定款の原本(CD又はUSBメモリー)
  2. 紙ベースの謄本

電子定款は、CDに入っているデータが原本になります。原本が電子データなので4万円の印紙代が不要になってお得だということです。

また、原本にあわせて紙ベースの定款の謄本(原本と同じ内容だと公証人から交付された定款の写し)が交付されます。こちらは

  1. 会社保管用
  2. 法務局の登記申請用(提出用)

として2部取ることをお奨めします。

「謄本は何部要りますか?」と公証人の事務員に聞かれるので、

「2部お願いします!」といってくださいね。

7.最後にまとめ

いかがでしたでしょうか?

今日は、定款認証の流れと持っていくものについてお伝えしました。

今日も最後まで読んで頂き有難うございます。

また、他の記事も参考にして下さいね。

 

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