認証済み電子定款の保存・バックアップ｜データ一式を残す方法

電子定款の認証が終わり、PDFやXMLファイルの入ったフォルダを受け取った。「PDFだけ残せばよいのか」「USBに入れたままで大丈夫か」と迷っていませんか。

認証済みの電子定款は、受け取ったデータ一式をそのまま保存し、別の保存先にも予備を作っておきましょう。 読みやすいPDFだけを抜き出して、残りを削除しないことが大切です。

この記事は、株式会社の定款認証を終えた方に向けた保存・管理の案内です。バックアップの置き方は、紛失や誤操作を防ぐための提案であり、法令で一律に指定された保管方法を示すものではありません。

まだ認証済みのデータを受け取っていない方は、申請用総合ソフトによる送信・受取りの手順を先に確認してください。

保存するのは、認証後に受け取ったデータ一式

最初に確かめるのは、保存場所よりも「何を保存しているか」です。公証役場へ送った認証前のPDFと、認証を受けて交付された電子公文書は、同じものとして扱わないようにします。

代理人へ依頼した場合は、「認証済みの電子定款データ一式はどれですか」と確認し、会社側でも受け取ってください。担当者へ依頼する際は、「閲覧用PDFだけでなく、公証人の認証後に交付された電子公文書を、構成が分かる一式で受け取りたい」と伝えると具体的です。メールにPDFが添付されているだけでは、それが閲覧用なのか、認証後のデータを含む一式なのか判断できないことがあります。

PDFだけを取り出さず、フォルダの構成を保つ

日本公証人連合会の案内では、電子公文書はXML・XSL・PDFの各ファイルで構成され、ファイルの一部を取り出したり、フォルダ名やファイル名を変更したりすると、有効性が失われると注意しています。

そのため、知らない拡張子のファイルも「不要」と判断して削除しないでください。受け取った構成のまま、一式で保存します。ファイル数だけで正否を判断せず、受取方法や交付されたデータの説明に合わせて確認しましょう。

管理しやすい名前を付けたい場合は、受領したフォルダ自体を改名するのではなく、その外側に会社名や認証日を付けた保管用フォルダを作る方法があります。ZIPファイルで受け取った場合は、元のZIPも残しておくと、展開後のデータと照合しやすくなります。

根拠：日本公証人連合会「電子公文書の有効性確認の方法」

「開けた」と「電子署名を確認できた」は別

PDFの本文が読めることだけでは、電子公文書の署名検証まで済んだことにはなりません。受領後は、本文を読めるかに加えて、公式案内に沿って電子署名の検証結果も確認します。

日公連の案内は、「公文書フォルダ」として書き出した場合と、「申請データ一式」として書き出した場合を分けて説明しています。手元のデータがどちらか分からないときは、受取担当者に書き出し方法を確認してから進めてください。

検証でエラーが出ても、その場でXMLを書き換えたり、署名を付け直したりしないでください。元データを残し、表示されたメッセージと受取方法を整理して確認します。交付データに関することは受取担当者や公証役場へ、ソフトの操作に関することはシステムの問合せ案内へ進んでください。

バックアップは、別の場所から取り出せる状態にする

パソコンの故障に備えるなら、同じパソコンの別フォルダにコピーするだけでは足りません。元の保存先が使えなくなっても、もう一方から取り出せるように考えます。

保管用・予備・閲覧用を分ける

次は、会社で管理する場合の一例です。特定のクラウドや媒体を使うことが必須という意味ではありません。

例えば、会社管理のストレージに保管用を置き、別の媒体に予備を保存する方法があります。USBだけで受け取った方は、まず会社で管理する保存先へ一式をコピーし、コピー先から取り出せるか確認しましょう。

クラウドを使う場合は、公開リンクを作るのではなく、業務上必要な人にアクセスを限定します。個人の退職・解約でアクセスできなくなるアカウントに、唯一のデータを置かないことも大切です。

同期だけに頼らず、削除したときの戻し方も確認する

同期型のサービスでは、元の場所で消したファイルが、同期先でも消えることがあります。「二か所に見えるから安心」と考える前に、削除したデータや過去の状態を戻せるか確認してください。

保存後は、予備の場所からフォルダ一式を取り出し、ファイルがそろっているか、本文を表示できるかを確かめます。署名検証も、前述の公式案内に沿って行います。確認した日と担当者を短く記録しておくと、後の引継ぎにも使えます。

システムから何度でも取り直せるとは限りません。 登記・供託オンライン申請システムの公式FAQでは、電子公文書のダウンロードは1回のみとされています。これはシステムから取得する回数の説明であり、取得済みデータをバックアップのためにコピーすることとは別です。

根拠：登記・供託オンライン申請システム「電子公文書のダウンロード」

提出するとき・定款を変更するときも、認証時のデータを残す

紙で提出する場合は、必要な書面を提出先へ確認する

銀行などから定款を求められた場合は、電子データでよいのか、印刷した写しでよいのか、公証人から交付される書面が必要なのかを、提出先へ確認してください。

日本公証人連合会は、金融機関が紙の定款を求める運用に触れ、「同一の情報の提供」の書面について案内しています。自分でPDFを印刷したものと、公証人が交付する書面を同じものとして扱わないようにしましょう。

また、印刷物やスキャンしたPDFを残したからといって、受領した電子公文書一式を消さないでください。紙は確認や提出に使えても、元の電子署名付きデータをそのまま保存したものではありません。

根拠：日本公証人連合会「電子公証制度利用上の注意事項」

変更後の内容は、認証時のファイルに上書きしない

設立後に商号や事業目的などを変更する場合も、認証時の電子定款を直接編集して「最新版」にしないでください。

認証時に受領した一式はそのまま残し、変更に関する議事録等や、現在の内容を確認するために整えた定款は、別に管理します。「設立時の認証済みデータ」と「現在の内容を示す資料」を見分けられる名前・場所にしておくと、必要な時点の資料を探しやすくなります。

定款変更の手続や登記の要否は、保存方法とは別の確認事項です。定款変更の解説で手続を確認し、変更登記に関する個別相談は司法書士や法務局の案内を利用してください。

担当者が変わっても分かる、短い保管メモを残す

データがあっても、担当者しか場所を知らなければ、必要なときに使えません。保管用フォルダの外に、次の内容を記録しておきましょう。

• 会社名、認証日、認証を担当した公証役場
• 誰から、いつ、どの方法でデータを受け取ったか
• 保管用と予備の保存先、管理責任者
• 取り出し・署名検証を確認した日
• 紙の書面を受け取った場合は、その保管場所

パスワードや電子署名用の暗証番号を、このメモに一緒に書く必要はありません。会社で使う保存先へのアクセス方法は、社内の安全な引継ぎ手順で共有してください。引継ぎを終える前に、新しい担当者自身が保存先を開き、一式を取り出せるかまで確認すると、権限不足に気づけます。

データが見つからないときは、作り直す前に受取先をたどる

まず、申請に使ったパソコン、受取媒体、会社の保存先、代理人からの納品メールを確認します。代理人が受領していた場合は、認証済みデータ一式の保管状況を尋ねてください。

それでも見つからなければ、認証を担当した公証役場へ、会社名・認証時期・分かる範囲の認証情報を伝え、「同一の情報の提供」を受けられるか、必要書類や受取方法は何かを確認します。取得できる内容や手続を確かめずに、手元のWordやスキャンから認証済みデータを再現しようとしないでください。

根拠：法務省・電子公証手続「同一の情報の提供の請求」

今日行うことは、認証後の一式を見つける、別の場所へ予備を作る、保存先を記録するという三つです。すでに管理できている方は、担当者の交代やパソコンの買替え時に、取り出せるかを確かめておきましょう。

これから電子定款の作成・認証を依頼する方は、電子定款の案内で手続全体を確認し、依頼前に「認証後は何を、どの方法で受け取るか」も打ち合わせてください。